各培养单位：
根据学校迎新工作安排，迎新时间定于8月20、21日两天。为做好2016年研究生迎新工作，现就迎新工作安排通知如下：
一、高度重视，精心准备，认真落实迎新的各项工作任务
（一）各培养单位主管研究生思想政治教育工作的领导负责研究生迎新工作，并组织研究生秘书、学院研究生会落实具体工作。
（二）各培养单位须于8月19日12：00前在所在校区内设立研究生新生接待站。中心校区有本科生的培养单位研究生新生接待站可以和本单位本科生新生接待站设在一处，中心校区其它培养单位在五月花广场相关区域设置研究生新生接待站，也可在本单位办公楼或教学楼前设立研究生新生接待站；环境与资源学院在北区理化楼前设立研究生新生接待站，理论化学研究所在北区科技楼前设立研究生新生接待站。新民校区各培养单位由医学部人才培养办公室负责在学部办公楼前集中设立研究生新生接待站。南岭校区各培养单位在东区综合办公室指定位置集中设立研究生新生接待站。朝阳校区各培养单位在东西主干道集中设立研究生新生接待站。和平校区各培养单位在科学讲堂门前集中设立研究生新生接待站。南湖校区各培养单位在第一教学楼前集中设立研究生新生接待站。
研究生新生接待站应设立明显标志，安排适当的工作人员。各培养单位要制定应对不良天气的工作预案。
（三）报到人数统计采取在研究生教育管理信息系统中实时记录的办法。请各培养单位于19日、20日、21日登录研究生教育管理信息系统，及时记录新生报到信息，21日15:00前需完成新生报到状态确认和录入。
（四）各培养单位可根据工作安排和单位实际为研究生新生准备新生入学材料袋。《吉林大学研究生新生入学报到通知单》（附件1）由培养单位自行印制，在新生完成报到手续后要收回并做好留存。
（五）迎新工作人员要仪表整洁，文明、主动、热情、周到地为新同学提供服务，做好指示和引导工作。
（六）对因故在其他时间来校报到的新生，各培养单位要认真做好接待工作，帮助他们办理入学手续。
二、确保家庭经济困难研究生顺利入学
为保证经济困难新生正常入学，学校为家庭经济困难暂时无法现场缴齐费用的同学开辟了“绿色通道”。已办理绿色通道的研究生可缓交一定数额学费和公寓费，凭财务交费票据或《吉林大学研究生新生入学“绿色通道”申请表》（附件2）即可办理入学手续。具体说明如下：
（一）经济困难研究生凭吉林大学研究生新生入学通知书及近三个月内乡（镇）以上民政部门开具的特困证明（已申请生源地贷款的研究生只需提供生源地贷款回执），即可办理绿色通道；
（二）办理绿色通道的研究生须填写《吉林大学研究生新生入学“绿色通道”申请表》（一式两份），由培养单位主管研究生思政工作的领导签署意见后持相关材料到迎新现场研究生院工作人员处进行审核（医学部新生由医学部人才培养办公室负责审核），最后交由财务部门核定缓交金额（按照规定最高缓交金额为12000元），并缴纳剩余部分学费和其他费用；
（三）《吉林大学研究生新生入学“绿色通道”申请表》，一份财务留存，一份由学生本人交所在研究生培养单位。培养单位登记汇总后，于8月26日前将此表（附乡镇以上民政部门开具的特困证明复印件或生源地贷款回执原件）及《研究生新生入学“绿色通道”申请汇总表》（附件3）交研究生管理处。
（四）已申请“绿色通道”的研究生应参加本年度校园地国家助学贷款（或已办理了生源地国家助学贷款）。
（五）对报到现场因材料缺失未办理绿色通道且暂时无法缴齐费用的困难研究生，培养单位可暂酌情为其办理报到手续。当事人须在入学后一周内提交财务交费票据或《吉林大学研究生新生入学“绿色通道”申请表》，培养单位方可为其办理全部入学手续。
三、周密安排，精心组织，扎实做好2016级研究生入学教育工作
研究生新生入学教育是整个研究生教育的起点，也是加强研究生教育的重要环节，对帮助研究生新生正确定位，调整角色，把好方向，促进科研学习，做好学业和职业规划，提高研究生的培养质量发挥着重要的作用。入学后第一周为新生入学教育周，各培养单位要利用有利条件，重点做好以下方面的教育工作：
（一）开展学校和培养单位历史和传统教育，增强研究生的文化认同感和爱校荣校意识。
（二）开展学风和学术道德教育，积极倡导求真务实、潜心研究、诚信严谨的学术风气，大力弘扬刻苦钻研、勇于探索、不断创新的学术精神。
（三）开展安全、卫生、文明、法纪教育，增强研究生的安全意识和健康意识，提高研究生的文明素质和行为规范。要突出“研究生违纪典型案例”（附件4）警示教育，让研究生了解违纪带来的后果，增强研究生遵纪守法的自觉性。
（四）开展学位与研究生教育相关政策培训，让研究生深入了解学校有关研究生教育的相关政策和规章制度。
四、审核入学新生信息
（一）各单位须于9月5日前将未报到研究生名单在《研究生教育管理系统》中审核确认后打印新生未报到名单，注明原因，主管领导签字并加盖公章后报研究生管理处。
（二）组织新生登录《研究生教育管理系统》，进入“学生空间”填写《学生基本信息表》，要求如实准确地填写表格内所有信息，不得漏填或不填，各培养单位负责审核。
（三）各培养单位登录《研究生教育管理系统》，进入“培养单位管理界面”，打印2016级新生名册，由主管领导签字盖章后送研究生管理处存档。
五、组织研究生新生办理相关事宜
（一）组织新生填写《研究生入学登记表》
1.培养单位负责登录《研究生教育管理信息系统》统一打印《研究生入学登记表》，组织新生按照要求认真填写。
2.填表时间为2016年9月30日。
3.《研究生入学登记表》由各培养单位负责审核（“学校意见”一栏由研究生管理处负责签署），填写审核意见并加盖培养单位公章。
4.研究生管理处审核后返还培养单位，由各培养单位存入研究生学籍档案。
（二）办理研究生证和领取校徽
按照《吉林大学研究生管理规定》中“学籍管理”的有关规定，新生入学后3个月内为复查期，因此，研究生证和校徽将在我校完成教育部新生学籍电子注册结束后，按照已注册学籍的人数予以发放和办理。
（三）办理火车票乘车优惠卡
1.发放范围：2016级全日制非在职研究生，不包括长春市生源。
2.家庭所在地：未婚研究生填写父母户口（或暂住证）所在地；已婚研究生填配偶户口所在地。
3.各培养单位在研究生教育管理信息系统审核后打印出《乘车优惠卡名单》，签字并加盖培养单位公章后于9月5日前报研究生管理处审核。
请各培养单位按照研究生入学相关事宜办理时间安排（附件5）集中进行办理。
六、审核人事档案
（一）根据《吉林大学研究生人事档案管理办法》校研院字[2015]33号文件要求，请各研究生培养单位认真做好2016级新入学研究生档案的建档、归档、审核工作，在档案审核过程中发现档案内材料不全的，请及时通知相关同学予以补齐。对于非应届新生特别是入学前曾经有过工作经历的新生，核查档案时需注意核查解除劳动合同证明、工资迁移介绍信等相关证明。
（二）各单位须填写《吉林大学研究生档案管理记录册》，认真整理并登记2016级研究生档案相关信息，包括档案接收时间、档案接收人签字。
（三）针对参加培养机制改革的2016级研究生开展档案核查工作，填写《吉林大学研究生档案材料审核记录表》（附件6），并装入学生档案，同时将档案核查时间、核查结果、核查人员在档案管理记录中进行登记。
研究生迎新工作是研究生教育与管理的重要组成部分，各研究生培养单位要加强对迎新工作的领导和组织，提高服务意识，确保迎新工作平稳有序地进行。
附件1：吉林大学研究生新生入学报到通知单
附件2：吉林大学研究生新生入学“绿色通道”申请表
附件3：研究生新生入学“绿色通道”申请汇总表
附件4：研究生违纪典型案例
附件5：研究生新生相关事宜办理时间
附件6：吉林大学研究生档案材料审核记录表
研究生管理处
2016年7月13日
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